Os controles internos e a eficiência empresarial
Muitos empreendedores pensam que apenas uma boa ideia e esforço são suficientes para ter sucesso nos negócios. Na maior parte das vezes não é assim e precisamos levar em conta as intempéries que geralmente enfrentamos ao iniciar um novo empreendimento.
A verdade é que muitas empresas, no começo de suas atividades, contam com uma estrutura muito enxuta e o empreendedor precisa muitas vezes se desdobrar para cuidar da parte operacional, além da parte financeira dos negócios.
Levando em conta que este acúmulo de funções é quase inevitável (sobretudo quando consideramos a realidade dos pequenos e médios negócios brasileiros), o empreendedor geralmente possui muita coisa em sua cabeça, como por exemplo, o gerenciamento de caixa de sua empresa, quais contas tem para pagar, o prazo da entrega de produtos, etc.
Esse tipo de administração funciona até determinado momento. A medida que a empresa começa a tomar corpo, é extremamente importante que os empreendedores abandonem esse tipo improvisado de administração, planejando e implementando um bom sistema de controles internos. Deste modo, ele poderá concentrar seus esforços no oferecimento de melhores produtos, na captação de novos clientes e no desenvolvimento de estratégias para o crescimento do negócio.
Em linhas gerais, podemos definir controle interno como uma série de medidas realizadas de modo constante em uma empresa, de modo a promover resultados eficientes nas atividades operacionais, protegendo o patrimônio, salvaguardando os bens e os direitos quanto a possíveis erros e fraudes. Deste modo, tornamos os dados empresariais confiáveis, garantindo a continuidade do fluxo das operações para alcançar os objetivos do negócio e minimizando perdas e riscos que possam comprometer a continuidade da empresa no mercado.
Os controles internos estão diretamente relacionados com aspectos importantes que a administração precisa definir claramente. Pense no que um processo de compra deve minimamente conter:
- Política formalizada de compras;
- Limites de alçada para que as compras possam ser aprovadas;
- Formalização da cotação de fornecedores para obtenção de melhor preço;
- Segregação de funções - ou seja o comprador não pode ser a mesma pessoa que processa a parte financeira (contas a pagar) e também faz o lançamento na contabilidade;
- Controle sobre os recebimentos de mercadorias;
- Controle sobre a parte financeira do contas a pagar/pagamentos;
- Controle sobre a contabilização do passivo referente à compra e posteriormente a sua liquidação mediante o pagamento efetuado.
A importância dos Controles Internos
Sem a visão da importância dos controles internos, muitos empreendedores podem pensar que formalizar essa estrutura seja perda de recursos e tempo, pois sempre há aquela ideia de que já estamos gerenciando nosso negócio da melhor maneira possível. Todavia, quando ocorre alguma falha operacional que tem como consequência uma perda financeira significativa, costumamos nos questionar: por que isso ocorreu? Onde falhamos?
Falhas ocorrem pela ausência de conhecimentos técnicos ou desconhecimento dos processos, sistemas, e em alguns casos, pela negligência operacional ou pessoal. Neste sentido, caso a empresa não possua uma boa estrutura de controles internos, parte do esforço e da energia despendida na manutenção e crescimento do negócio podem simplesmente escorrer pelo ralo.
Portanto, é sempre bom que os empreendedores busquem a efetivação dos controles internos de suas empresas. Só assim eles poderão concentrar cada vez mais esforços no core business dos seus empreendimentos, deixando questões operacionais para quem realmente entende do assunto e está apto a auxiliá-lo.
*Artigo publicado originalmente no Linkedin em 25/02/2016.
